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Use o Automator e pare de fazer tarefas repetitivas

Fazer uma tarefa por repetidas vezes, todos os dias, é uma ação maçante, chata, e muitas vezes eu fico me perguntando se não existe uma forma mais simples de fazer essa tarefa, ou ainda melhor, automatizar esse trabalho pra que eu consiga otimizar meu tempo, e possa me dedicar a ações mais lucrativas para a empresa.

Tudo o que é repetitivo, pode ser automatizado

Toda ação repetitiva tem sim um modo de ser automatizado, e isso aprendemos somente trabalhando com diversos nichos de mercado, e também com muita pesquisa de ferramentas que estão disponíveis na internet.

Se você já cansou de fazer a mesma coisa, todos os dias, e não aguenta mais arrastar, soltar, clicar, converter e salvar, fique sabendo que se você tem um dispositivo da Apple, como Macbook ou iMac, então você tem uma poderosa ferramenta de automação, diretamente em seu sistema operacional, sem precisar instalar nada!

Vamos aprender como fazer 5 automações, utilizando o Automator, para facilitar e agilizar a sua vida!

Mas antes de colocar a mão na massa, vamos ver o que é esse tal de Automator.

O que é o Automator?

Este é um aplicativo que já vem instalado por padrão em Macs, desde o OSX Tiger, e foi o quinto lançamento do sistema operacional OSX, lançado em 2005 como o sucessor do OSX Panther.

Este aplicativo já existe desde o OSX Tiger de 2005

Poucas pessoas conhecem esta fantástica ferramenta, que faz você economizar tempo, e evitar aquelas tarefas repetitivas, que infelizmente são necessárias realizar todos os dias.

Este conjunto de ferramentas permite empilhar ações que seriam realizadas uma a uma, de forma isolada e manual, em um único comando, tornando seu dia-a-dia muito mais fácil e rápido.

Como usar o Automator?

Este aplicativo tem uma interface muito simples de ser usada, e possue um campo de busca interativo, onde você pode rapidamente procurar por ações de forma bem intuitiva.

Ele trabalha basicamente com workflows, ou seja, fluxos de trabalho, e torna os processos mais simples de serem montados e visualizados.

Tela inicial do Automator

Na tela inicial de uma nova automação, você escolher que tipo de ações quer realizar. Vamos explicar cada uma delas.

  • Fluxo de Trabalho: é a maneira mais simples e direta de começar a utilizar as facilidades do Automator. Você pode configurar as ações que deseja executar, e faz as suas automações diretamente dentro de uma janela do Automator.
  • Aplicativo: aqui você pode configurar ações que serão realizadas por aplicativos ou softwares instalados. Você pode organizar um fluxo de trabalho que é executado quando você o abre ou solta, arquivos ou pastas nele.
  • Ação Rápida: são algumas ações que você pode adicionar diretamente às janelas do Finder, também na Touch Bar de macbooks mais novos, e ao menu Serviços, quando clica com o botão direito do mouse.
  • Plug-in de Impressão: você pode também automatizar algumas ações quando abre a caixa de diálogo de impressão, como por exemplo, imprimir uma página para PDF, ao invés de direcionar para a impressora.
  • Ações de Pasta: estas ações funcionam semelhante a pasta “Adicionar automaticamente ao iTunes”. Quando algum arquivo é colocado nesta pasta, o fluxo de trabalho é iniciado, e estes arquivos serão utilizados como as entradas para cada processo adicionado, como por exemplo, reduzir imagens. Você pode simplesmente arrastar todas as imagens para esta pasta, que elas serão reduzidas e salvas onde você preferir.
  • Alarme do Calendário: você pode adicionar tarefas específicas para serem realizadas, utilizando o aplicativo de calendário do próprio mac, como por exemplo, deletar todos os arquivos na pasta Downloads no fim do dia.
  • Captura de Imagem: se você trabalha como fotógrafo, ou utiliza muito o aplicativo Fotos do mac, saiba que pode automatizar algumas ações que serão executadas diretamente na importação destes arquivos.
  • Comando de Ditado: esta aplicação não utiliza a Siri para realizar as ações, mas permite que você personalize alguns comandos, utilizando comandos de voz, como por exemplo, “mac, veja se tem novos e-mails”, e assim o aplicativo de e-mails padrão irá checar se existem mensagens não lidas na sua caixa.

Estes são os tipos de automações que podem ser feitas utilizando esta ferramenta que já vem instalada em versões do OSX posteriores ao Tiger.

Então vamos colocar a mão na massa, e automatizar tarefas repetitivas!

Converter texto para arquivo de áudio.

Eu descobri o Automator pesquisando sobre este assunto!

Estava buscando uma forma de auxiliar ainda mais os leitores desse blog, a consumir o conteúdo de forma ainda mais dinâmica, e se for para economizar tempo lendo, por que não ouvir!

Existem diversas ferramentas na internet para realizar estas funções. A Amazon tem o Polly, a Google tem o Text-to-Speech na Google Cloud, entre diversas outras.

Mas eu estava buscando uma ferramenta de qualidade, que fosse gratuita, pois a minha demanda não é lá tanto assim para ainda ter despesas com essa facilidade.

E foi aí que o Automator apareceu na minha vida, e agora vou passar aqui pra vocês como fazer essa automação.

  1. Ao abrir o Automator, vá no menu Arquivo, e peça para criar uma nova automação. Arquivo -> Novo.
  2. Na tela de escolha, selecione a opção Ação Rápida.
  3. No primeiro campo, em O Fluxo de Trabalho recebe o(a) atual, selecione a opção de texto, que já vem pré-selecionado.
  4. No segundo campo, em, deixe qualquer aplicativo, pois assim essa automação estará disponível em todas as aplicações instaladas em seu mac.
  5. No restante não precisa mexer.
  6. Agora vamos adicionar nossas ações. No campo de busca no lado esquerdo, procure por Texto para Arquivo de Áudio, e arraste para a janela da direita.
  7. Em Voz do Sistema, selecione a voz que será utilizada para a leitura. Clique em Reproduzir para que ouça uma amostra da voz.
  8. Em Salvar como, digite o nome do arquivo padrão que o sistema irá utilizar para salvar seu áudio.
  9. No campo Onde, selecione o diretório padrão que será utilizado para salvar os arquivos de áudio.

Esta automação já irá funcionar caso você salve, mas ela vai te entregar um arquivo AIFF muito grande, pois não vai utilizar nenhum método de compactação, e dependendo do tamanho do texto que você selecionou, vai consumir muito espaço, e não será nada viável para utilizar na internet, ou enviar por e-mail, por exemplo.

Então vamos trabalhar em uma compactação nesta nossa automação.

  1. Na janela da esquerda novamente, vamos buscar por Codificar para Áudio MPEG, e arraste para a janela da direita.
  2. No campo Codificador, selecione a qualidade do áudio que deseja. Eu deixei padrão Alta Qualidade, pois ele já comprime bastante o arquivo original, e entrega uma boa qualidade sonora.
  3. Em Destino, você pode selecionar uma nova pasta para a compressão, caso queira preservar o arquivo original em uma pasta, e salvar o arquivo comprimido em outra diferente, ou também salvar com o mesmo nome, e na mesma pasta. Para isto, basta selecionar Igual ao arquivo de origem. O sistema só vai alterar a extensão.
  4. Se você não vai precisar do arquivo original, pode selecionar a opção Apagar arquivos de origem após processamento, e assim salvar espaço em disco com arquivos que não serão utilizados.
  5. Vá no menu Arquivo, e salve essa sua automação. Arquivo -> Salvar. Escolha um nome fácil pois é este nome que será mostrado no menu.

Resultado final

Agora que o processo de automação está finalizado, vamos colocar pra funcionar!

  1. Em qualquer aplicativo, você irá selecionar o texto que deseja converter. Pode ser no Word, no Bloco de Notas, e até no seu navegador preferido.
  2. Clique com o botão direito sobre o texto selecionado, e vá ao menu Serviços.
  3. Selecione a opção com o nome que salvou a automação.
  4. Aguarde a criação e compactação do arquivo.
  5. Pronto!

Com poucos passos, usando simplesmente arrastar e soltar, sem nenhum tipo de programação, conseguimos realizar uma tarefa que muitos sites cobram para fazer.

Tudo isso sem gastar nenhum centavo, nem fazer cadastros, e estava em seu equipamento desde o princípio!

Renomear vários arquivos

Se você recebe arquivos, e fica perdendo tempo pra renomear todos eles pra deixar no padrão que a sua empresa precisa, fique sabendo que esse processo pode ser automatizado com alguns poucos cliques, de forma vitalícia, e você nunca mais vai precisar digitar nada na vida.

Vamos ao processo!

  1. Ao abrir o Automator, vá no menu Arquivo, e peça para criar uma nova automação. Arquivo -> Novo.
  2. Na tela de escolha, selecione a opção Ação Rápida.
  3. No primeiro campo, em O Fluxo de Trabalho recebe o(a) atual, selecione a opção de arquivos ou pastas, pois vamos trabalhar com isto agora.
  4. No segundo campo, em, selecione o aplicativo Finder.app, pois vamos utilizar o navegador de pastas padrão do mac para realizar estas tarefas.
  5. No restante não precisa mexer.
  6. Agora vamos adicionar nossas ações. No campo de busca no lado esquerdo, procure por Obter Itens Selecionados do Finder, e arraste para a janela da direita.
  7. Novamente na janela da esquerda, vamos buscar a ação Copiar Itens do Finder, e arraste para a janela da direita, sempre abaixo do item anterior.
  8. Selecione a pasta que deseja salvar os novos arquivos, no campo Para, ou pode também utilizar a opção Substituindo os arquivos existentes, se não deseja que uma cópia dos arquivos originais fiquem em seu computador.
  9. Vamos a janela do lado esquerdo novamente, procurar pela ação Renomear Itens do Finder, e arraste para a janela do lado direito, abaixo do item anterior.
  10. No primeiro campo, você pode selecionar a opção que mais se adequa ao seu fluxo de trabalho. Existem diversas opções. Vamos aqui utilizar a maneira sequencial de nomeação de arquivos, então colocamos a opção Tornar Sequencial ativa.
  11. Salve sua automação com um nome fácil de ser entendido para quando for utilizar a aplicação.

Resultado final

Depois de salvo, vamos testar se está tudo funcionando corretamente.

  1. Vá a uma pasta no Finder onde tem alguns arquivos que deseja renomear.
  2. Selecione os arquivos, e clique com o botão direito.
  3. No menu Serviços, selecione a ação que salvou no Automator.
  4. Vá para a pasta que colocou selecionou no item Copiar Itens do Finder.
  5. Pronto!

Mais uma automação realizada, com alguns poucos cliques, e que vai te economizar bastante tempo e dar ritmo de trabalho para seu dia-a-dia.

Reduzir o tamanho de imagens

Quem trabalha no mercado fotográfico, sabe que enviar quantidades grandes de arquivos para a internet pode ser demorado quando as fotos estão em seu estado original. Um arquivo em RAW, que é o formato de arquivo sem qualquer tipo de tratamento ou compactação pela câmera, tem 26MB.

Agora imagine enviar 100 fotos RAW para um diretório do Google Drive, para que o cliente possa aprovar ou escolher quais quer utilizar? Isso vai consumir muito tempo de envio, e também já vai ocupar metade da cota que o Google disponibiliza gratuitamente no diretório.

Então vamos automatizar essa redução, para que você possa enviar arquivos mais rapidamente, e não estourar seu limite no Dropbox, ou no Google Drive.

  1. Ao abrir o Automator, vá no menu Arquivo, e peça para criar uma nova automação. Arquivo -> Novo.
  2. Na tela de escolha, selecione a opção Ação Rápida.
  3. No primeiro campo, em O Fluxo de Trabalho recebe o(a) atual, selecione a opção de arquivos ou pastas, pois vamos trabalhar com isto agora.
  4. No segundo campo, em, selecione o aplicativo Finder.app, pois vamos utilizar o navegador de pastas padrão do mac para realizar estas tarefas.
  5. No restante não precisa mexer.
  6. Agora vamos adicionar nossas ações. No campo de busca no lado esquerdo, procure por Obter Itens Selecionados do Finder, e arraste para a janela da direita.
  7. Novamente na janela da esquerda, vamos buscar a ação Copiar Itens do Finder, e arraste para a janela da direita, sempre abaixo do item anterior.
  8. Selecione a pasta que deseja salvar os novos arquivos, no campo Para, ou pode também utilizar a opção Substituindo os arquivos existentes, se não deseja que uma cópia dos arquivos originais fiquem em seu computador.
  9. Aqui você pode também automatizar a criação de uma nova pasta sempre que realizar esta ação. Basta selecionar a ação Nova Pasta, na janela da esquerda, e arrastar para o fluxo de trabalho, na janela da direita.
  10. Se preferir trabalhar a nível de pasta, selecione a ação Obter Conteúdo de Pastas na janela do lado esquerdo, e arraste para as ações do lado direito.
  11. Agora vamos começar a trabalhar com os arquivos, e para ter o menor espaço em disco ocupado, temos que transformar as imagens em arquivos JPG. Para isso procure a ação Alterar Tipo de Imagens, e adicione ao fluxo de trabalho na janela da direita.
  12. Depois de alterado o tipo de arquivo, vamos selecionar o tamanho que desejamos para cada arquivo, então vamos buscar a ação Ajustar Imagens, e selecione as opções que desejar.
  13. Salve sua automação com um nome fácil de ser entendido para quando for utilizar a aplicação.

Resultado final

Combinar vários arquivos em um único PDF

Eu mesmo já me peguei tendo que enviar diversos documentos, propostas e contratos para os clientes, ou também para algumas ferramentas, e utilizava algumas ferramentas da internet pra fazer o serviço de transformar vários arquivos, em único PDF, mas sempre me perdia nos favoritos do navegador, ou não lembrava mais qual era a ferramenta que havia utilizado.

Com esta funcionalidade, tudo fica a 2 cliques de distância. Vamos automatizar!

  1. Ao abrir o Automator, vá no menu Arquivo, e peça para criar uma nova automação. Arquivo -> Novo.
  2. Na tela de escolha, selecione a opção Ação Rápida.
  3. No primeiro campo, em O Fluxo de Trabalho recebe o(a) atual, selecione a opção de arquivos ou pastas, pois vamos trabalhar com isto agora.
  4. No segundo campo, em, selecione o aplicativo Finder.app, pois vamos utilizar o navegador de pastas padrão do mac para realizar estas tarefas.
  5. No restante não precisa mexer.
  6. Agora vamos adicionar nossas ações. No campo de busca no lado esquerdo, procure por Obter Itens Selecionados do Finder, e arraste para a janela da direita.
  7. Novamente na janela da esquerda, vamos buscar a ação Copiar Itens do Finder, e arraste para a janela da direita, sempre abaixo do item anterior.
  8. Selecione a pasta que deseja salvar os novos arquivos, no campo Para, ou pode também utilizar a opção Substituindo os arquivos existentes, se não deseja que uma cópia dos arquivos originais fiquem em seu computador.
  9. Aqui você pode também automatizar a criação de uma nova pasta sempre que realizar esta ação. Basta selecionar a ação Nova Pasta, na janela da esquerda, e arrastar para o fluxo de trabalho, na janela da direita.
  10. Se preferir trabalhar a nível de pasta, selecione a ação Obter Conteúdo de Pastas na janela do lado esquerdo, e arraste para as ações do lado direito.
  11. Agora vamos colocar todos estes PDF’s em um único arquivo, então busque pela ação Combinar Páginas PDF na janela do lado esquerdo, e arraste para as ações no lado direito.
  12. Depois de combinado os arquivos, vamos selecionar a pasta onde será salvo o novo arquivo, e para isso, busque a ação Mover Itens do Finder, e arraste para as ações na janela da direita.
  13. Salve sua automação com um nome fácil de ser entendido para quando for utilizar a aplicação.

Resultado final

Mantendo a pasta Downloads sempre limpa

Como trabalhamos com tecnologia e inovação, a minha pasta de Downloads está sempre lotada de documentos, aplicativos, imagens, vídeos, enfim, uma infinidade de arquivos que vão se acumulando com o tempo, e vez ou outra tem que ser feita uma limpeza manual, pois são itens que dificilmente iremos utilizar novamente.

Vamos automatizar mais esse processo, e deixar essa pasta sempre limpa e organizada.

  1. Ao abrir o Automator, vá no menu Arquivo, e peça para criar uma nova automação. Arquivo -> Novo.
  2. Na tela de escolha, agora vamos mudar, selecione a opção Ações de Pasta.
  3. No primeiro campo, em A Ação de Pasta recebe arquivos e pastas adicionados a, selecione a pasta de Transferências, ou Download, depende de qual linguagem está utilizando por padrão no OSX.
  4. Busque a ação Buscar Itens do Finder na janela do lado esquerdo, e arraste para a janela do fluxo de ações, no lado direito.
  5. No item Buscar em, selecione a pasta de Download, e deixe selecionado a opção Todos em os seguintes são verdadeiros.
  6. Na próxima opção selecione Data da última modificação, e para o próximo campo, selecione não está nos últimos, e coloque a quantidade de dias que deseja que estes itens fiquem em seu computador. Em nosso exemplo, coloquei 30 dias.
  7. Clique na aba Opções desta ação, e selecione a opção Ignorar os dados de entrada desta ação.
  8. Selecione uma nova ação para Mover Itens do Finder para o Lixo, e arraste para o fluxo na janela da direita.
  9. Salve sua automação com um nome fácil de ser entendido para quando for utilizar a aplicação.
  10. Pronto!

Resultado final

 

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Este foi mais um Mudando Mindset da Rock Pixel Digital, hoje explicando a diferença entre Marketing, Publicidade e Propaganda para você gravar com facilidade, o que faz cada área.

Grande abraço e lembre-se: você é do tamanho da sua mente!

Sucesso!

Fabricio Gwadera

Profissional de internet, fundador da RockPixel e nas horas vagas não desgruda da telinha.

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